Quem nunca sentiu um certo desespero ao olhar para sua caixa de e-mail lotada e ver que não param de chegar mensagens (e que você jamais vai dar conta de checar tudo aquilo)?
Mas se você parar para pensar, muitas das tarefas que realizamos com nossas mensagens são mecânicas e repetitivas.
Quer exemplos? Encaminhar e-mails sobre determinado assunto para as mesmas pessoas. Ou então armazenar mensagens de certos remetentes sempre na mesma pasta. Ou ainda excluir sem nem ler mensagens vindas de algumas pessoas.
Não seria ótimo se pudéssemos automatizar essas tarefas rotineiras – que são sempre iguais? Pois, se você usa o Outlook, saiba que ao alcance de suas mãos há um recurso valiosíssimo de criar regras de ações para todas as mensagens que chegam. (essas funcionalidades também estão disponíveis em outros softwares clientes de e-mail, mas o foco da nossa dica será o Outlook).
A ideia é muito simples: você estabelece normas que se aplicam (ou não) com base em características dos e-mails. Exemplo: você pode determinar que todas as mensagens com palavra 'Pendência' no campo assunto ou no corpo do e-mail sejam encaminhadas para alguma pasta de seu Outlook assim que chegarem ao software.
Ou estabelecer que e-mails de um remetente que você nunca lê – pois sabe que se trata de besteira – vá direto para o lixo.
Como fazer
Os comandos variam um pouco de acordo com a versão do Outlook que se usa, mas a lógica da ferramenta não muda – e é bem simples. Clique em Ferramentas e depois selecione Regras e alertas (ou Regras para mensagens, ou ainda Assistente de regras).
Na janela que abrir, clique em Nova Regra (ou somente Nova). No Outlook 2003 ou superiores, existem modelos pré-prontos de regras que você pode adotar ou usar como base para criar as suas. Mas também há a opção de elaborar suas próprias normas a partir do zero.
As regras consistem em dois grandes elementos: a causa e a conseqüência, isto é, a condição para que sejam aplicadas e sua aplicação propriamente dita. E você precisa delinear bem essas informações, principalmente se optar por começar uma regra do zero.
Na janela Assistente de regra que se abriu, você vai, primeiro, especificar as condições em que a regra deve funcionar, isto é, para quais casos quer aplicar uma ação automática.
Para ilustrar, vamos usar um exemplo em que queremos que todas as mensagens que tragam a palavra ‘Excel’ no corpo do e-mail ou no campo assunto sejam encaminhadas para a pasta Arquivo (uma pasta criada pelo próprio usuário, com este nome) do Outlook.
No Assistente de regra, precisamos escolher um modelo de regra que contemple a nossa vontade. O Outlook oferece diversos modelos de regras, como mensagens enviadas somente para mim, marcadas como prioridade, onde meu nome consta na caixa Cc (com cópia), entre vários outros. No nosso caso, vamos escolher o modelo com palavras específicas no assunto ou no corpo.
Mas apenas selecionar esse modelo não basta. Precisamos "dizer" ao Outlook que palavras específicas são essas. Assim, devemos clicar, no painel de baixo, em palavras específicas para determiná-la. Na janela que abrir, digitamos ‘Excel’, adicionando-a.
Clique em OK e avance para a próxima tela. Agora, é hora de acertar os detalhes das ações que vão acontecer quando forem verificadas as condições determinadas – isto é, o que você deseja fazer com tais mensagens.
Seguindo nosso exemplo, vamos optar por encaminhar os e-mails que contenham ‘excel’ no conteúdo para a pasta Arquivo do Outlook.
Assim, selecionamos no painel superior a opção mover para pasta especificada. O funcionamento se repete: devemos dizer ao Outlook qual é a pasta especificada, clicando no link correspondente no painel inferior. Selecionamos e pasta Arquivo.
Dê OK e avance. Neste momento, o Outlook irá perguntar se você quer estabelecer exceções para a regra que criou. No nosso caso, optamos por fazer a ressalva no caso de mensagens marcadas com prioridade e especificamos a prioridade alta.
Assim, as mensagens altamente prioritárias não serão direcionadas para nossa pasta Arquivo. Mesmo que contenham a palavra Excel, ficarão normalmente na caixa de entrada.
Por último, é só dar um nome à regra, conferir se está tudo certo e clicar em Concluir.
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